Aujourd’hui, les notes de frais sont très surveillées par l’Ursaaf. En effet, il s’agit d’une méthode normale si l’on sait qu’elles échappent aux cotisations sociales. Dès lors, pour que vous puissiez vous faire rembourser vos notes de frais, il est important d’adopter certains principes, mais surtout d’éviter de commettre certaines erreurs que voici.
Plan de l'article
1. Justifier une dépense de manière insuffisante
Pour que votre entreprise puisse vous rembourser vos frais, les frais que vous avancez doivent respecter les 3 règles suivantes :
· Être engagés dans l’intérêt de l’entreprise pour les besoins de l’activité
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· Être proportionnées ou raisonnables
· Et surtout dûment justifiées
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Ce dernier point est très important dans un modèle de note de fais, car il permet de savoir que la dépense en question est acceptable et valable. Il faut alors conserver les justificatifs d’achat (factures, notes détaillées, etc.), car chaque dépense va faire l’objet d’une note de frais qui sera remboursée par l’entreprise. Par exemple, si vous avez organisé un dîner d’affaires dans lequel vous avez invité un client ou prospect, il faudra conserver la facture de même que le nom du client, celui de sa société ou encore sa fonction.
2. Dépasser la limite d’exonération
Les remboursements des frais sont, le plus souvent, exonérés de charges sociales, mais à une certaine limite. Par exemple, les frais liés à l’utilisation des NTIC (internet box, frais pro mobile, etc.) ne sont remboursés qu’à hauteur de 50% des sommes engagées.
3. Le fait d’indemniser au forfait alors qu’il faudrait rembourser au réel
Dans le cadre d’un remboursement de frais engagés par vos salariés, vous avez le choix entre le fait de rembourser totalement sur une base forfaitaire ou rembourser à l’euro près sur la présentation de justificatifs.
En revanche, il faut dire qu’il s’agit de vos propres notes de frais en tant que gérant et aucun remboursement forfaitaire ne sera admis. Dès lors, vous êtes dans l’obligation de rembourser vos notes de frais à l’euro près après présentation des justificatifs. Il faut, par ailleurs, dire que seules les indemnités kilométriques peuvent faire l’objet d’une évaluation forfaitaire.
4. Être un peu trop généreux avec vos collaborateurs ou gérants
En matière de modèle de note de frais, il est toujours important de s’abstenir et rembourser dans la juste limite des frais engagés et ceci de manière raisonnable par l’entreprise. Par exemple, lorsque votre cogérant assume le rôle principal de l’entreprise, celui-ci lui rembourse tous les mois au moins 5 repas par mois au titre d’invitation client.
